Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Pour les données de votre compte, de facturation et d’utilisation de la plateforme, le responsable du traitement est SOCIOS A.I USA LLC, dont le siège social se situe à 7550 Futures Drive, Suite 204, Orlando, FL 32819, United States.

Pour toute question de confidentialité : socio@sociosai.com.

Pour les données de vos prospects (nom, téléphone, e-mail et contenu des conversations), vous, le client, êtes responsable du traitement : vous en définissez les finalités et les moyens. La plateforme agit comme sous-traitant, strictement selon vos instructions.

Il vous appartient de disposer d’une base juridique valable pour contacter vos prospects et nous demander de traiter leurs données, y compris lors de l’importation de listes ou de la connexion de campagnes.

2. Données traitées

Nous traitons uniquement les données nécessaires au fonctionnement de l’agent commercial IA, à la facturation du service et au respect des obligations légales.

• Données du compte client : nom, e-mail, identifiants d’accès, langue, fuseau horaire et, pour les entreprises, raison sociale et identification fiscale.
• Données de facturation : offre, historique des factures et identifiants de transaction fournis par le prestataire de paiement. Nous ne stockons pas les numéros de carte complets.
• Données des prospects, traitées pour le compte du client : nom, téléphone, e-mail, source et campagne, score, étiquettes et contenu intégral des conversations WhatsApp, e-mail et SMS, y compris les messages vocaux WhatsApp transcrits et les justificatifs de paiement envoyés par le prospect.
• Documents de la base de connaissances : PDF, feuilles de calcul, présentations et images déposés par le client pour guider l’agent, traités par reconnaissance de texte (OCR).
• Données d’utilisation : journaux d’accès, adresse IP, identifiant de session, navigateur et actions effectuées dans le tableau de bord.
• Données d’assistance : messages, pièces jointes et historique des tickets.

3. Finalités et bases juridiques

Chaque traitement poursuit une finalité précise et repose sur une base juridique reconnue par la législation applicable en matière de protection des données.

Pour les données des prospects, vous, le client, définissez les finalités dans les limites du service : réponse, qualification, relance et prise de rendez-vous.

• Exécution du contrat : création et gestion du compte, fonctionnement de l’agent IA qui répond, qualifie et relance vos prospects, prise de rendez-vous, transfert des conversations à une personne avec un résumé, traitement des paiements et assistance.
• Obligation légale ou réglementaire : documents fiscaux, conservation des journaux d’accès pendant la durée légale et réponses aux autorités compétentes.
• Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, prévention de la fraude et des abus, indicateurs agrégés du produit et amélioration de l’ergonomie.
• Consentement : cookies non essentiels et communications marketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Fonctionnalités d’intelligence artificielle

L’agent IA constitue le cœur du service : il répond aux prospects sur WhatsApp, par e-mail et par SMS au nom du client, les qualifie, effectue jusqu’à 10 relances par tunnel, prend des rendez-vous et transfère la conversation à une personne avec un résumé des échanges.

Pour générer les réponses, le contenu de la conversation et le contexte nécessaire sont transmis à Anthropic et OpenAI uniquement lorsqu’une fonctionnalité d’IA s’exécute. Leurs contrats leur interdisent d’utiliser ces contenus pour entraîner des modèles.

Les messages vocaux reçus sur WhatsApp sont transcrits pour que l’agent puisse les comprendre et y répondre.

Les documents de la base de connaissances alimentent uniquement l’IA de votre compte : ils ne servent pas à entraîner nos propres modèles et ne sont pas partagés avec d’autres clients.

5. Canaux et intégrations connectés

L’agent utilise les canaux que vous connectez, toujours avec vos propres identifiants : WhatsApp par association QR de votre numéro, le SMS via vos identifiants Twilio et l’e-mail via ceux que vous configurez.

Les intégrations Google Calendar et Meta Lead Ads utilisent les parcours OAuth officiels. Nous ne recevons que les données autorisées, uniquement pour fournir les fonctionnalités souscrites : créer des événements d’agenda en votre nom et recevoir les prospects issus de vos campagnes.

L’utilisation et le transfert par Oliv.IA des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

Les données obtenues via les API Meta sont traitées conformément aux Meta Platform Terms et Developer Policies. Nous ne les utilisons ni pour la publicité, ni pour le profilage externe, ni pour la revente.

Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment en déconnectant le canal ou l’intégration dans le tableau de bord ou dans les paramètres du fournisseur.

6. Destinataires des données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous partageons uniquement ce qui est nécessaire, toujours dans le cadre d’un accord de protection des données.

La liste complète et à jour des sous-traitants ultérieurs, leurs rôles et les modalités de préavis de changement figurent sur la page Sous-traitants ultérieurs de ce site.

• Prestataires d’infrastructure, de distribution des messages, de stockage et de paiement.
• Fournisseurs d’IA (Anthropic et OpenAI), uniquement lors de l’exécution d’une fonctionnalité d’IA, comme décrit à la section 4.
• Fournisseurs des canaux et intégrations connectés (WhatsApp, Twilio, Google et Meta), dans la mesure nécessaire à l’envoi et à la réception des messages, événements d’agenda et prospects.
• Autorités publiques, en présence d’une demande juridiquement fondée.
• Tiers participant à une opération sur l’entreprise, avec préavis et maintien des mêmes garanties.

7. Transferts internationaux

Nos prestataires d’infrastructure et d’IA peuvent opérer dans un autre pays que le vôtre. Nous appliquons alors des garanties contractuelles appropriées, dont les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsque le RGPD s’applique.

8. Durées de conservation

Nous conservons les données pendant la durée nécessaire aux finalités ci-dessus et aux obligations légales.

• Données du compte : tant qu’il est actif et jusqu’à 30 jours après sa fermeture pour permettre une récupération.
• Données et conversations des prospects : pendant la durée que vous, le client, déterminez. Vous pouvez exporter vos prospects en CSV et demander la suppression de certains prospects ou de toute la base à tout moment ; ces données sont supprimées à la fermeture du compte.
• Documents de la base de connaissances : tant que vous les conservez sur la plateforme ; supprimés lorsque vous les retirez ou fermez le compte.
• Journaux d’accès : 6 mois, ou plus longtemps si la loi applicable l’exige.
• Documents fiscaux et de facturation : pendant la durée imposée par la législation fiscale applicable.
• Identifiants et jetons des canaux et intégrations : révoqués immédiatement lors de la déconnexion.

9. Vos droits

En tant que personne concernée, vous bénéficiez des droits ci-dessous, reconnus par le RGPD et les lois équivalentes. Écrivez à socio@sociosai.com ; nous répondrons sous 15 jours.

Si vous êtes un prospect contacté par un client de la plateforme, adressez d’abord votre demande à ce client, responsable du traitement de vos données ; nous l’aiderons à la traiter selon ses instructions et la loi applicable.

• Confirmation de l’existence d’un traitement et accès aux données.
• Rectification des données incomplètes, inexactes ou obsolètes.
• Anonymisation, blocage ou suppression des données inutiles ou non conformes.
• Portabilité de vos données vers un autre fournisseur.
• Suppression des données traitées sur la base du consentement.
• Information sur le partage des données et la possibilité de refuser votre consentement.
• Retrait du consentement et opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Pour supprimer votre compte et vos données, suivez les Instructions de suppression des données. Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente dans votre pays.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos des identifiants et jetons, contrôle d’accès par rôle, isolation des données entre comptes, journalisation d’audit et sauvegardes régulières.

En cas d’incident de sécurité présentant un risque pertinent, nous vous informerons ainsi que l’autorité compétente dans les délais légaux applicables.

11. Enfants et adolescents

La plateforme ne s’adresse pas aux moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment de données sur les enfants ou adolescents. Toute donnée de ce type identifiée sera supprimée.

12. Cookies

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires à l’authentification et à la session, des cookies de préférence (thème et langue) et des cookies internes d’attribution du programme de partenariat. Les détails et contrôles figurent dans la Politique relative aux cookies.

13. Mise à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique. Les changements substantiels sont annoncés par e-mail ou dans le tableau de bord avant leur entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.